Ausnahmen in der Abrechnung: Aussteuerung, Sperren und Fehlerprotokoll

Kurzantwort

Ein Abrechnungsauftrag endet nicht immer mit einem Beleg, der in die Fakturierung geht. Es gibt fünf Ausgänge. Der Auftrag kann nicht abrechenbar sein, weil die Ablesung fehlt. Eine Abrechnungssperre kann den Vertrag bewusst übergehen. Der Lauf kann abbrechen, dann gibt es keinen Beleg und das Protokoll nennt die Ursache. Eine Plausibilitätsprüfung kann den fertigen Beleg aussteuern, dann existiert er, wartet aber auf Freigabe oder Storno. Und im Normalfall geht der Beleg frei in die Fakturierung. Wer eine Rechnung vermisst, fragt zuerst, welcher dieser Ausgänge vorliegt. Der Fachbereich entscheidet über Freigabe oder Storno, die Ursache liegt meist in Ablesung, Stammdaten oder Tarif.

Abgrenzung

Der Lauf selbst steht in Abrechnungsauftrag und Abrechnungslauf. Die Rolle von Aussteuerung und Sperren im Überblick beschreibt die Abrechnungssteuerung. Dieser Artikel arbeitet die Fälle durch: wo man sie findet, wie man sie liest, wer entscheidet und was danach geschieht. Das Stornieren falscher Belege behandelt Storno und Korrektur, die Verwaltung offener Fälle im Betrieb Worklists und Wiedervorlagen. Warum ein Ableseergebnis unplausibel wird, erklärt Plausibilitätsprüfung von Ableseergebnissen in IS-U; den Weg eines freigegebenen Belegs zur Rechnung zeigt Vom Abrechnungsbeleg zur Rechnung.

Fünf Ausgänge eines Auftrags

1. Nicht abrechenbar. Der Auftrag steht auf Status 1, solange kein plausibles Ableseergebnis vorliegt. Ein unplausibles Ergebnis ändert daran nichts. SAP Learning beschreibt den Fall: Der Ablesebeleg bekommt Status 2, der Abrechnungsauftrag bleibt auf 1 (Ableseprozess demonstrieren). Er ist nicht abrechenbar und wird deshalb nicht abgerechnet. Eine Fehlermeldung des Laufs ist dafür in den Quellen nicht beschrieben. Man findet ihn in der Liste der unplausiblen Ergebnisse (EL70) und in der manuellen Überwachung (EL31).

2. Abrechnungssperre. Eine Sperre am Vertrag verhindert das Abrechnen, auch wenn der Auftrag abrechenbar ist. Der Abschnitt „Abrechnungssperren“ weiter unten beschreibt, wo sie sitzen.

3. Abbruch im Lauf. Fehlt eine Voraussetzung, bricht die Abrechnung für diesen Vertrag ab. Es entsteht kein Beleg und der Auftrag bleibt liegen. Die Ursache steht im Protokoll.

4. Aussteuerung. Der Beleg ist fertig, eine Prüfung hat ihn aber aus der maschinellen Bearbeitung genommen. Er steht in der Aussteuerungsliste.

5. Frei. Der Beleg geht in die Fakturierung. Dort kann eine zweite Prüfung greifen, die Aussteuerung der Fakturierung (siehe Fakturierung).

Das Fehlerprotokoll lesen

Fehler aus dem Lauf stehen im Anwendungsprotokoll. Der Transaktionskatalog nennt dafür vier Einstiege:

Wie man ein Protokoll liest, hängt weniger von der Transaktion ab als von der Reihenfolge der Fragen:

1. Vertrag und Auftrag festhalten. Welcher Vertrag, welche Anlage, welches Abrechnungsdatum, welcher Abrechnungsvorgang? Damit lässt sich der Auftrag in ETRG wiederfinden.
2. Die erste Meldung lesen. Folgemeldungen entstehen oft aus der ersten. Das ist eine Arbeitsregel, keine Aussage der SAP-Quellen.
3. Die Meldung einer Voraussetzung zuordnen. Die Tabelle unten hilft dabei.
4. Die Ursache dort beheben, wo sie entsteht. In der Ablesung, im Einzug, im Gerät, im Tarif.
5. Den Vertrag erneut abrechnen. Einzeln über EASIBI oder im nächsten Massenlauf. Der Auftrag liegt ja noch.

Die SAP-Bibliothek nennt Voraussetzungen, die für die maschinelle Abrechnung konsistent sein müssen (SAP-Hilfe, Maschinelle Abrechnung). Jede davon ist ein typischer Fehlerort:

Zum letzten Punkt sagt SAP Learning genauer: Kann bei der Abrechnung kein Operandenwert ermittelt werden, bricht das System die Abrechnung ab und gibt einen Fehler im Anwendungsprotokoll aus. Die Ausnahme ist ein Tarifschritt, der im Tarif als optional gekennzeichnet ist (SAP Learning, Abrechnung und Fakturierung ausführen). Welche Meldungsnummer zu welchem Fehler gehört, hängt von Release und Customizing ab und steht hier nicht.

Die Aussteuerung

Nach Abrechnung und Fakturierung lassen sich Abrechnungsbelege und Aufträge für den Rechnungsdruck aus der maschinellen Bearbeitung aussteuern. Sie landen in einer Ausnahmeliste und müssen vor der Fakturierung beziehungsweise dem Druck kontrolliert und ausdrücklich freigegeben werden. Im Vertrag oder Vertragskonto steht eine Aussteuerungsgruppe, hinter der Plausibilitätsprüfungen hinterlegt sind. Greift eine, wird der Beleg ausgesteuert (SAP-Hilfe, Aussteuerung). SAP Learning nennt als Gründe eine fehlgeschlagene Validierung und ein Kennzeichen im Vertrag. Der Zweck ist, Schwellenwerte zu setzen und Belege vorübergehend aufzuhalten, bevor sie in den nächsten Schritt laufen.

Die Prüfungen der SAP-Bibliothek lassen sich in zwei Gruppen ordnen:

Die Grenzwerte sind Customizing und von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Für Abrechnungsbelege führt der Katalog das Feld AUSGRUP (Aussortiergruppe) am Tariftyp in ETTA. Die SAP-Bibliothek nennt die Aussteuerungsgruppe allgemein am Vertrag oder Vertragskonto. Wie beides zusammenhängt, ist nicht geprüft. Für die Fakturierung trägt das Vertragskonto die Felder „Aussteuerungsprüfgruppe für die Fakturierung“ und „Manuelle Aussteuerung für die Fakturierung“ (SAP-Hilfe, Aussteuerungsliste bearbeiten).

Was in den Tabellen steht

Jede Aussteuerung eines Abrechnungsbelegs ist ein Satz in ERCHO, geführt mit laufender Nummer, der Prüfung, dem Aussteuergrund bei manueller Aussteuerung und der Abweichung. Dazu kommen Freigabedatum, die freigebende Person und die Zahl der noch offenen Aussteuerungen. Für die Fakturierung führt ERDO entsprechendes am Druckbeleg. Anzeigen und freigeben kann man in EA05, nur ansehen in EAOUT. Der Katalog beschreibt EA05 als Zeigen und Freigeben zurückgehaltener Abrechnungsfälle.

Die Liste bearbeiten

Die Liste führt je Beleg alle Aussteuerungsgründe auf, denn ein Beleg kann mehrfach ausgesteuert sein. Das Vorgehen laut SAP-Hilfe:

1. Je Aussteuerung prüfen, ob ein Fehler vorliegt (falsches Ableseergebnis, falscher Tarif). Je nach Art lässt sich in Beleg, Vertragskonto, Portion oder Geschäftspartner verzweigen. Mit „Details anzeigen“ erscheint die genaue Information zu einem Feld.
2. Ist der Beleg bezogen auf diese Prüfung fehlerfrei, wird die Aussteuerung freigegeben. Jede Aussteuerung lässt sich einzeln freigeben. Erst wenn alle Gründe eines Belegs bearbeitet sind, geht der Beleg zur weiteren Verarbeitung. Alternativ gibt man den ganzen Beleg mit allen Aussteuerungen auf einmal frei.
3. Liegt ein Fehler vor, wird der Beleg direkt aus der Liste storniert. Mit dem Storno werden automatisch alle Aussteuerungen dieses Belegs ungültig. Danach folgt die manuelle Korrektur der Fehlersituation und eine erneute Abrechnung.

Bei der Fakturierung gibt es eine Eigenheit. Gibt man einen ausgesteuerten Fakturierungsbeleg frei, erfolgt intern eine erneute Fakturierung, um die aktuellen Fälligkeiten zu bestimmen und im Vertragskontokorrent zu buchen. Hat sich inzwischen die Datenlage geändert, etwa weil weitere Belege zur gemeinsamen Fakturierung hinzugekommen sind, kann trotz der Freigabe erneut ausgesteuert werden. Solange ein Druckbeleg ausgesteuert ist, existiert er, aber im Vertragskontokorrent ist noch nichts gebucht. Die Buchung erfolgt erst bei der Freigabe (SAP-Hilfe, Ablauf der Fakturierung).

Maschinelles Lernen in S/4HANA

SAP Learning beschreibt für SAP S/4HANA Utilities ein Modell, das bei der Erkennung, Einordnung und Auflösung ausgesteuerter Abrechnungsbelege helfen soll. Es berechnet eine Freigabewahrscheinlichkeit („release confidence“) je Beleg, zeigt sie in der Fiori-App „Resolve Outsorted Billing Documents“ und kann Belege oberhalb einer Schwelle automatisch freigeben. Voraussetzung ist, dass ein Modell eingerichtet, trainiert und aktiviert ist (SAP Learning, Machine Learning for Outsorted Billing Documents). Ob das eigene System das nutzt, entscheidet die Einführung. Die Entscheidung über eine Freigabe bleibt auch dann fachlich verantwortet.

Abrechnungssperren

Eine Abrechnungssperre hält den Vertrag aus dem Lauf heraus, ohne dass ein Fehler vorliegt. Die Quellen zeigen vier Stellen, die man auseinanderhalten sollte:

• Am Vertrag. Die Tabelle EVER führt das Feld ABRSPERR für den Abrechnungssperrgrund (Prüftabelle TE021) und ABRFREIG für den Abrechnungsfreigabegrund (Prüftabelle TE023). Beide nennt SAP unter den Feldern des zeitunabhängigen Vertragsteils (SAP-Hilfe, IS-U Vertrag). Wie Sperr- und Freigabegrund zusammenwirken, ist aus den benutzten Quellen nicht abzuleiten.
• Im Customizing. Die Gründe werden in der Branchenkomponente Versorgungsindustrie definiert, unter Vertragsabrechnung, Abrechnungsdurchführung, Maschinelle Abrechnung und Simulation, Abrechnungssperren, Abrechnungssperrgründe. Dort lässt sich pro Grund festlegen, ob die Massensimulation die Sperre ignoriert. Wer außerdem im Einzelfall entscheiden will, ob eine Sperre wirkt, nutzt das Business Add-In ISU_BI_BLOCK_BILLING (SAP-Hilfe, Abrechnungssperren).
• Am Schema. Der Kopf des Abrechnungsschemas führt „Für Abrechnung gesperrt ab“ (ABRSPERRDT in ESCH). Das nimmt ein Schema außer Betrieb, ohne es zu löschen.
• Am Vertragskonto. Nach SAP Learning steuern die Vertragskontodaten in der Fakturierung unter anderem, dass Rechnungen gesperrt sind (SAP Learning, Understanding Invoicing). Das betrifft die Rechnung, nicht den Abrechnungsbeleg.

Zwei Dinge sind keine Abrechnungssperren. Mahn-, Zins-, Zahl- und Ausgleichssperren sitzen im Vertragskontokorrent und im Abschlagsplan und wirken auf Zahlungsprozesse, nicht auf die Abrechnung. Die Versorgungssperre eines Sperrbelegs hat eigene Regeln (Sperren und Wiederinbetriebnahme).

Eine Sperre ist eine bewusste Entscheidung und braucht deshalb eine Wiedervorlage. Sonst bleibt der Vertrag liegen, bis jemand die Rechnungsfrist bemerkt.

Klären und freigeben

Bei einem ausgesteuerten Beleg gibt es drei Antworten. Welche stimmt, entscheidet die Prüfung, nicht das Muster:

Ein abgerechnetes Ableseergebnis lässt sich nicht mehr ändern. Der Storno des Abrechnungsbelegs setzt den Ablesebeleg auf den Status vor der Abrechnung zurück, 1 oder 4 (SAP Learning, Ableseprozess). Erst danach lässt sich das Ergebnis korrigieren. Wie ein Storno im Einzelnen abläuft und was er für Abschläge und Zahlungen bedeutet, zeigt Storno und Korrektur.

Die Frist drängt. Ein Energielieferant muss dem Letztverbraucher die Rechnung spätestens sechs Wochen nach Ende des abzurechnenden Zeitraums zur Verfügung stellen (§ 40c Abs. 2 EnWG). Eine Aussteuerungsliste, die liegen bleibt, verbraucht diese Frist. Der Arbeitsplan nach jedem Massenlauf sollte die Liste einschließen.

Fallbeispiele

Alle Fälle sind vereinfachte Beispiele mit erfundenen Werten, Grenzwerte sind Beispiel-Customizing.

Fall 1: Verbrauchssprung nach Wärmepumpe

Ein Haushalt verbrauchte im Vorjahr 3.100 kWh. Die Ablesung zum Jahresende ergibt 9.400 kWh. Das Ergebnis ist unplausibel und der Auftrag bleibt auf Status 1. Die Messspezialistin ruft die Kundin an, die Kundin bestätigt eine seit Januar laufende Wärmepumpe. Sie gibt das Ergebnis frei (Status 4), der Auftrag wechselt auf 2. Der Lauf rechnet: 9.400 kWh × 0,30 € + 100,00 € Grundpreis = 2.920,00 € netto. Die Aussteuergrenze für den Nettobetrag liegt im Beispiel bei 2.500,00 €. Der Beleg wird ausgesteuert. Der Prüfer sieht den Grund, kennt die Wärmepumpe aus dem Vermerk der Ablesung und gibt frei. Zwei Ausnahmen nacheinander, beide mit derselben Ursache, beide fachlich in Ordnung.

Fall 2: Zahlendreher am Zählerstand

Der Vorstand ist 39.920 kWh. Die Kundin meldet versehentlich 48.210 statt 41.820 kWh. Die Toleranzprüfung der Ablesung lässt den Wert durch. Der Beleg ergibt 8.290 kWh × 0,30 € + 100,00 € = 2.587,00 € netto. Die Abschläge des Jahres betragen netto 640,00 €. Die prozentuale Abweichung des Abschlags vom Nettorechnungsbetrag liegt bei (2.587 − 640) ÷ 640 = rund 304 Prozent, im Beispiel ist die Grenze 50 Prozent. Der Beleg wird ausgesteuert. Der Prüfer sieht den Zahlendreher am Ablesebeleg und storniert den Beleg aus der Liste. Das Ableseergebnis ist wieder änderbar, er korrigiert auf 41.820 kWh. Die erneute Abrechnung ergibt 1.900 kWh × 0,30 € + 100,00 € = 670,00 € netto. Die Abweichung vom Abschlag liegt dann bei (670 − 640) ÷ 640 = rund 4,7 Prozent, der Beleg läuft ohne Aussteuerung durch.

Fall 3: Abbruch wegen fehlender Tariffindung

Bei einem Zählerwechsel wird ein Zähler mit einer Tarifart eingebaut, für die zum Tariftyp der Anlage keine Tariffindung definiert ist. Der Massenlauf bricht für diesen Vertrag ab, es entsteht kein Beleg, der Auftrag bleibt in ETRG. EABI zeigt die Meldung zum Vertrag, in EMMA kann ein Klärfall entstehen. Das Team Tarife prüft mit der Tariffindung (EA87), was das System für diesen Vertrag findet, und ergänzt die fehlende Zuordnung. Danach wird der Vertrag einzeln mit EASIBI abgerechnet. Der Fall zeigt den Unterschied zum Normalfall: Hier ist niemand für den Beleg zuständig, weil keiner entstanden ist.

Fall 4: Abrechnungssperre bei Reklamation

Ein Kunde reklamiert die Zählerstände. Der Kundenservice setzt am Vertrag einen Abrechnungssperrgrund „Reklamation“. Im Turnuslauf übergeht das System den Vertrag, kein Beleg, kein Fehler. Nach zwei Wochen steht die Klärung, der Sperrgrund wird entfernt, der Vertrag wird beim nächsten Lauf oder einzeln abgerechnet. Der Fall zeigt, warum eine Sperre eine Wiedervorlage braucht: Ohne sie wird der Vertrag in keiner Liste auffällig.

Typische Fehler im Umgang

• Aussteuerungsliste bleibt liegen. Die Belege kommen nicht in den Versand, und die Rechnungsfrist läuft.
• Alles auf einmal freigegeben. Die Freigabe des ganzen Belegs ist bequem, aber nur richtig, wenn jeder Grund geprüft ist.
• Freigabe in der Fakturierung als sicher gehalten. Sie löst eine erneute Fakturierung aus. Hat sich die Datenlage geändert, kann erneut ausgesteuert werden.
• Storno ohne Ursachenbehebung. Wer storniert und sofort neu abrechnet, ohne die Ablesung zu korrigieren, erzeugt denselben Beleg noch einmal.
• Sperre ohne Wiedervorlage. Gesperrte Verträge tauchen in keiner Fehlerliste auf.

Typische Missverständnisse

„Aussteuerung heißt Fehler.“ Sie heißt, dass eine Prüfung angeschlagen hat. Viele Fälle sind fachlich richtig, wie der Verbrauchssprung durch die Wärmepumpe.

„Ein ausgesteuerter Beleg ist nicht angelegt.“ Er existiert und trägt eine Nummer. Er ist nur von der weiteren Bearbeitung ausgeschlossen, in der Fakturierung außerdem noch nicht gebucht.

„Die Abrechnungssperre ist eine Mahnsperre.“ Sie wirkt auf die Abrechnung des Vertrags. Mahnsperren wirken auf Posten im Vertragskontokorrent.

„Das Fehlerprotokoll zeigt jeden nicht abgerechneten Vertrag.“ Es zeigt Fehler. Dass es auch Aufträge mit Status 1 und gesperrte Verträge aufführt, beschreiben die Quellen nicht. Diese Fälle findet man über Ablesung und Vertragsdaten.

Grenzen dieses Artikels

• Die Ausprägungen der Prüfungen (Tabelle TE007), der manuellen Aussteuergründe (TE127) und der Fakturierungsgründe (TE313) stehen laut Katalog in Customizing-Tabellen und sind hier nicht aufgelistet.
• Das Zusammenspiel von Abrechnungssperrgrund und Abrechnungsfreigabegrund am Vertrag ist aus den benutzten Quellen nicht belegt.
• Die Beschreibungen der Transaktionen im Katalog stammen aus dem Transaktionsverzeichnis. Welche Meldungsnummern welche Fehler bezeichnen, hängt von Release und Einstellung ab.
• Das maschinelle Lernen für ausgesteuerte Belege beschreibt SAP Learning für S/4HANA Utilities. Ob und wie es im eigenen System läuft, ist hier nicht geprüft.
• Die Abläufe der SAP-Bibliothek gelten für ERP 6.0 EHP8. Stand: 5. Oktober 2026.