Vom Abrechnungsbeleg zur Rechnung in SAP IS-U

Kurzantwort

Die Fakturierung bildet aus Abrechnungsbelegen zunächst Fakturierungseinheiten: Verträge eines Vertragskontos, die auf einer Rechnung stehen. Für jede Einheit ermittelt sie die Rechnungssumme aus den Forderungen der Abrechnung, den bezahlten Abschlägen, sonstigen Guthaben und sonstigen Forderungen. Sie schreibt den Druckbeleg (Kopf ERDK, Zeilen DBERDL mit Verweis DBERDLB auf die Abrechnungsbelegzeilen) und bucht die Forderung als Beleg im Vertragskontokorrent. Danach druckt der Rechnungsdruck den Druckbeleg mit dem Anwendungsformular des Vertragskontos. Wie das System die Abschläge verrechnet, hängt vom Abschlagsverfahren ab, das am Vertragskonto steht. Dieser Artikel setzt den Artikel Fakturierung fort.

Abgrenzung

Der Artikel Fakturierung beschreibt die Ebenen von Abrechnungs- und Druckbeleg, die Läufe im Katalog, die Aussteuerung und die Statusfelder des Druckbelegs. Die Verbindungsfelder zwischen allen Belegen zeigt die Belegkette. Was auf einer Rechnung nach § 40 EnWG stehen muss, steht in Rechnungsinhalte und Abrechnungszeiträume. Wie ein Abschlagsplan entsteht, erklärt Abschlagsplan in SAP IS-U. Hier geht es um das Dazwischen: wie eine Rechnung zusammengestellt wird, was sie rechnet, wie sie gebucht, gedruckt und versendet wird. Woher der Abrechnungsbeleg kommt, zeigt Abrechnungsauftrag und Abrechnungslauf, was ihn zurückhält, Ausnahmen in der Abrechnung, was seine Zeilen enthalten, Rabatte, Zuschläge und Abrechnungszeilen.

Die Fakturierungseinheit

Abrechnungsbelege und Abschlagsfälligkeiten werden zu Fakturierungseinheiten zusammengefasst, damit sie gemeinsam fakturiert und auf einer Rechnung dargestellt werden. Die Gruppierung steuert ein Kennzeichen am Vertrag („Gemeinsame Faktura“) (SAP-Hilfe, Aufbau einer Fakturierungseinheit):

Die Regeln des Gruppierungsvorschlags bei „Rechnung erstellen“:

• Abrechnungsbelege zu Darf-Nicht-Verträgen bilden eine eigene Einheit.
• Zu allen Muss-Verträgen eines Kontos muss mindestens ein Abrechnungsbeleg der Vorgänge Schluss-, Turnus-, Zwischenabrechnung oder Vertragswechsel vorliegen. Fehlt einer, wartet die ganze Gruppe. Bei Ein- und Auszug gilt eine Ausnahme: Fehlt der Beleg zu einem Muss-Vertrag, prüft das System, ob zu einem anderen Vertrag des Kontos mit derselben Anlage eine Schlussabrechnung oder ein Beleg zum Vertragswechsel vorliegt.
• Ein manuell erstellter Beleg, der als nicht separat fakturierbar gekennzeichnet ist, lässt sich nur zusammen mit einem maschinell erstellten Beleg desselben Vertrags fakturieren.
• Ein Abrechnungsbeleg ist generell fakturierbar, wenn der vorhergehende bereits fakturiert wurde oder in derselben Einheit fakturiert wird.
• Der Vorschlag entsteht ohne zeitlichen Bezug. Die Abrechnungsperiode der Belege spielt keine Rolle.

Das Ereignis „Fakturierungsgruppierung“ (R403) erlaubt, den Vorschlag individuell zu ändern, ein Gruppierungsschlüssel übersteuert ihn. Eine Sammelrechnung gruppiert dagegen die Fakturierungsaufträge der Einzelkonten nach Fälligkeit. Sie kann Abschlagsanforderungen und Rechnungen enthalten, und das Kennzeichen des Vertrags spielt dort keine Rolle. Die Folge für den Betrieb: Ein einziger unabgerechneter Muss-Vertrag hält alle anderen Verträge der Gruppe zurück. Wer eine Rechnung vermisst, prüft zuerst, ob ein Muss-Partner im Konto noch auf seinen Beleg wartet.

Die Rechnungssumme

SAP Learning gibt die Formel an: Rechnungssumme gleich Summe der Forderungen aus der Abrechnung, minus bezahlte Abschläge, minus sonstige Guthaben (Gutschrift, Akontozahlung), plus sonstige Forderungen (Nachberechnung, Mahngebühr) (SAP Learning, Abrechnung und Fakturierung ausführen).

Zur Rechnung des Bildes: Ein Haushalt hat im Vertragskonto zwei Muss-Verträge. Der Abrechnungsbeleg Strom ergibt 1.180,00 € und der Abrechnungsbeleg Gas 940,00 €, zusammen 2.120,00 €. Die Kundin hat zwölf Abschläge Strom zu je 95,00 € (1.140,00 €) und zwölf Abschläge Gas zu je 70,00 € (840,00 €) gezahlt, zusammen 1.980,00 €. Auf dem Vertragskonto liegt eine Akontozahlung von 120,00 €, und eine manuelle Nachberechnung über 60,00 € ist angefallen.

Die Formel zeigt, dass die Fakturierung nicht nur Abrechnungsbelege übernimmt. Gutschriften, Akontozahlungen, Nachberechnungen und Mahngebühren sind Belege des Vertragskontos, die in die Summe eingehen.

Verrechnung der Abschläge

Welcher Teil der Rechnungssumme aus Abschlägen kommt und wie, hängt vom Abschlagsverfahren des Vertragskontos ab. SAP kennt statistisches Abschlagsverfahren, Teilrechnungsverfahren, Zahlungsplanverfahren und Zahlungsschema. In der Abschlagsplan-Komponente stehen die ersten beiden im Mittelpunkt:

Die Tabelle fasst die SAP-Hilfe zusammen (Statistisches Abschlagsverfahren und Teilrechnungsverfahren). Welches Verfahren gilt, steht im Vertragskonto im Feld „Abschlagsverfahren aktiv“: 1 für das statistische Verfahren, 2 für das Sollstellungsverfahren (SAP-Hilfe, Abschlagsplan). Im Statistischen Verfahren schreibt die Fakturierung eine Geschäftspartnerposition „Abschlagsumbuchung“, die zusammen mit den Abschlagsanzahlungen durch einen neuen Beleg ausgeglichen wird. Die Rechnungsforderung ist dann in Höhe der Abschlagszahlungen ausgeglichen. Im Teilrechnungsverfahren wird die Geschäftspartnerposition der Rechnung sofort ausgeglichen. Damit löst sich die knappe Aussage von SAP Learning auf, die Fakturierung gleiche Abschläge nur beim statistischen Verfahren aus: Nur dort gleicht sie gezahlte Anzahlungen aus. Beim Teilrechnungsverfahren zieht sie die Teilrechnungen ab.

Welche Pläne betroffen sind, hängt vom Abrechnungsvorgang ab (SAP-Hilfe, Bearbeitung von Abschlagsplänen):

• Turnusabrechnung: Alle Pläne, die vor dem nächsten Termin der neuen Abschlagsperiode beginnen, werden deaktiviert und ihre Zahlungen oder Sollstellungen verrechnet. Zugleich entsteht automatisch ein neuer Abschlagsplan für die Folgeperiode, gebildet aus den Hochrechnungszeilen des Abrechnungsbelegs. Im Plankopf steht ein Verweis auf die erstellende Rechnung, damit man der Kundin mit der Rechnung die künftigen Abschläge mitteilen kann.
• Schlussabrechnung: Alle aktiven Pläne des Vertrags werden deaktiviert und alle Zahlungen oder Sollstellungen verrechnet.
• Zwischenabrechnung: Berücksichtigt werden die Pläne, die vor dem Ende der Abrechnungsperiode beginnen. Deaktiviert werden die Positionen davor.
• Manuelle Abrechnung: Bei manuell erstellten Abrechnungsbelegen erfolgen keine Abschlagsbetrachtungen.
• Mehrere Abrechnungsbelege eines Vertrags: Zur Abschlagsbearbeitung dient der aktuellste.

Kontenpflege: Akonto und Sicherheiten

Neben den Abschlägen kann die Fakturierung weitere offene Posten des Vertragskontos ausgleichen. SAP Learning nennt als Beispiele das Verrechnen mit dem ersten Abschlag, eine Barsicherheit in der Schlussrechnung und Akontozahlungen. Das System bucht dazu einen Ausgleichsbeleg, der Herkunft, Belegdatum und Buchungsdatum der Rechnung übernimmt. Im Druckbeleg steht er in ERDB mit der Belegkennung C. Posten, die schon vor der Fakturierung ausgeglichen waren, stehen als Zeile ACCMNT im Druckbeleg und gehen in den Rechnungsendbetrag ein. Der Ausgleichsbeleg lässt sich unabhängig vom Rechnungsstorno über den FI-CA-Belegstorno zurücknehmen (SAP Learning, Clearing Control). Welche Posten einbezogen werden, steuern Customizing-Tabellen. Ob und wann die Kontenpflege läuft, wird je Ausgleichstyp und -kategorie festgelegt. Bei statistischen Abschlagsanforderungen läuft sie nicht.

Der Druckbeleg im Detail

Der Druckbeleg besteht aus Belegkopf und Belegzeilen. Dem Kopf sind Buchungsbelege über die Tabelle ERDB zugeordnet. SAP nennt, was im Kopf ERDK steht: Erstellungsgrund, Erstellungsdatum, -zeit und Ersteller, Buchungsdaten (Belegdatum, Buchungsdatum, Abstimmschlüssel, Geschäftspartner, Vertragskonto), Simulations- und Buchungskennzeichen, Stornoinformationen und allgemeine Rechnungsinformationen. Die Zeilen enthalten, was dem Rechnungsdruck zur Verfügung steht: Daten aus der Abrechnung, Gerätedaten, Preis- und Betragsinformationen, Daten des Abschlagsplans und Steuerinformationen. Jede Zeile trägt eine Belegzeilenart, etwa Rundungszeilen, Steuerzeilen (SUBT), untere Positionen des Vertragskontokorrents (ACCINF) oder Abrechnungszeilen. Ein Druckbeleg kann bis zu 999 Buchungsbelege und bis zu 999.999 Zeilen umfassen (SAP-Hilfe, Erstellung des Druckbelegs).

Im Katalog entspricht das drei Tabellen:

DBERDLB ist der Rückweg von der gedruckten Zeile zum Rechenweg des Abrechnungsbelegs. Im Objekt-Explorer steht der Druckbeleg mit seinen Nachbarn. Der Erstellungsgrund unterscheidet die Art der Rechnung. Das Data Dictionary kennt unter anderem 01 Verbrauchsabrechnung, 02 Abschlagsanforderung, 03 Teilrechnung, 04 Stornorechnung, 05 Sammelrechnung, 06 Verbrauchsabrechnung mit Teilrechnung und 07 Abschlagsänderungsbeleg (Domäne ERGRD). Beim Rechnungsdruck muss der Erstellungsgrund angegeben werden.

Die Buchung im Vertragskonto

Mit dem Druckbeleg entsteht der Beleg im Vertragskontokorrent. Der Weg vom Druckbeleg dorthin führt über ERDB und das Feld INVOPBEL, nicht über die Druckbelegnummer. Das beschreibt die Belegkette. Zwei Angaben legt die Fakturierung dabei fest.

Hauptvorgang und Teilvorgang. Sie ordnen den Posten fachlich ein. Die SAP-Dokumentation zur Vorgangspflege führt als interne Abrechnungsvorgänge unter anderem den Hauptvorgang 0100 (Verbrauchsabrechnung) mit den Teilvorgängen 0010 „Guthaben“ und 0020 „Forderung“, den Hauptvorgang 0200 für die Schlussabrechnung und den Hauptvorgang 0300 für manuelle Gutschrift und Nachberechnung (SAP-Hilfe, Haupt- und Teilvorgänge). Welche externen Vorgänge ein Unternehmen daran bindet, ist Customizing.

Fälligkeit. Sie wird aus der Zahlungskondition im Vertragskonto ermittelt. Grundlage ist der Rechnungsendbetrag, die Fälligkeit besteht aus Nettofälligkeitsdatum, Skontofälligkeitsdatum und Skontoprozentsatz. Bei der Fakturierung einer Verbrauchsabrechnung dient der Saldo aus den Abrechnungsbelegen abzüglich bezahlter Abschläge als Grundlage. Bei Abschlagsanforderungen und Teilrechnungen übernimmt das System die Fälligkeit aus dem Abschlagsplan und ermittelt sie nicht neu (SAP-Hilfe, Fälligkeitsermittlung). Rechtlich werden Rechnungsbeträge und Abschläge zu dem vom Lieferanten angegebenen Zeitpunkt fällig, frühestens zwei Wochen nach Zugang der Zahlungsaufforderung (§ 40c Abs. 1 EnWG). Die Zahlungskondition im Vertragskonto muss das einhalten. Der Rechnungsbetrag und das Datum der Fälligkeit müssen auf der Rechnung deutlich erkennbar und hervorgehoben sein (§ 40 Abs. 1 EnWG). Das ist eine Formularfrage und liegt im Anwendungsformular.

Rechnungsdruck

Der Druckbeleg ist die Voraussetzung für den Druck. Das Anwendungsformular legt das Vertragskonto im Feld „Anw.Formular“ fest. Der Lauf selektiert Druckbelege, verbindet sie mit dem Formular, berücksichtigt gegebenenfalls eine Versandsteuerung und ermittelt einen abweichenden Rechnungsempfänger. Anschließend setzt er das Druckdatum. Für einen so markierten Beleg ist nur noch ein Nachdruck möglich (SAP-Hilfe, Druck der Druckbelege).

Die Druckparameter legen Ausgabeart und Verwendung des Raw Data Interface fest. Bei einem externen Drucksystem wählt man die Art des Datenaustauschs, IDoc oder Spool. Ausgabegerät und Zahl der Ausdrucke folgen in einem weiteren Dialog. Die Parameter gelten für den ganzen Lauf. Beim Nachdruck muss das Datum des Erstdrucks angegeben werden. Der Nachdruck kann länger laufen, weil dafür kein Index der ungedruckten Belege zur Verfügung steht und alle Druckbelege untersucht werden müssen.

Die Formulartechnik gehört zu den Dingen, die sich beim Wechsel nach S/4HANA ändern. SAP Learning schreibt, SAPscript und Smart Forms blieben auch in S/4HANA Utilities bestehen. Für Neuimplementierungen empfiehlt SAP Adobe Forms über die S/4HANA-Ausgabeverwaltung mit dem BTP-Formularservice (SAP Learning, Output Management).

Versandwege

Die Quellen belegen zwei Wege und eine Steuerungsmöglichkeit.

Papier. Der klassische Weg: Der Druck geht an ein Ausgabegerät oder, über IDoc oder Spool, an ein externes Drucksystem.

Elektronisch zwischen Marktpartnern. Im deregulierten Markt sendet der Netzbetreiber seine Netznutzungsrechnung an den Lieferanten in elektronischer Form, zum Beispiel als IDoc im Format VDEW_INVOIC, oder gedruckt, oder beides. SAP verlangt, dass zwischen beiden Formen kein inhaltlicher Unterschied besteht. Verbunden werden sie über eine externe Crossreferenznummer, die in der Standardlösung aus der ursprünglichen Abrechnungsbelegnummer gebildet wird. Bei Abschlägen gibt es keine Abrechnungsbelegnummer, dort dient eine interne Crossreferenznummer (SAP-Hilfe, Rechnungsversand). Das ist die Rechnung des Netzbetreibers an den Lieferanten, nicht die Endkundenrechnung. Die Marktseite beschreiben Netznutzungsabrechnung und INVOIC und REMADV.

An abweichende Empfänger. Eine Versandsteuerung und ein abweichender Rechnungsempfänger können die Zustellung ändern. Beides berücksichtigt der Rechnungsdruck.

Ob eine Endkundenrechnung per E-Mail, Portal oder Postfach zugestellt wird, beschreiben die verwendeten Quellen nicht als Standardweg. Das hängt von Formular, Ausgabeverwaltung und Anbindung ab und ist hier nicht belegt. Für die Zustellung gilt die gesetzliche Frist: Die Rechnung muss spätestens sechs Wochen nach Ende des abzurechnenden Zeitraums zur Verfügung stehen, bei monatlicher Abrechnung nach drei Wochen (§ 40c Abs. 2 EnWG). Eine ausgesteuerte oder ungedruckte Rechnung verbraucht diese Frist.

Storno der Rechnung

Das Stornieren behandelt Storno und Korrektur. Aus der SAP-Hilfe drei Punkte, die für den Betrieb gelten. Der Fakturierungsstorno (EA15) storniert nur den Druckbeleg und lässt die Abrechnungsbelege unangetastet, der Gesamtstorno (EA13) nimmt beide zurück. Der Storno muss vom jüngsten Druckbeleg aus gestartet werden und kann dann rückwärts bis zu älteren Belegen reichen. Und beim erweiterten Fakturierungsstorno werden bereits erfolgte Ausgleichszahlungen in der Regel automatisch zurückgenommen (SAP-Hilfe, Fakturierungsstorno). Nach dem Storno stehen Abrechnungsbelege und Abschläge zur erneuten Fakturierung bereit.

Fehlerfälle

• Rechnung kommt nicht. Ein Muss-Vertrag im Konto wartet auf seinen Beleg, oder der Fakturierungsbeleg ist ausgesteuert. Prüfen: ERDO, EA05.
• Zwei Rechnungen statt einer. Ein Vertrag ist als Darf-Nicht-Vertrag gekennzeichnet oder liegt auf einem anderen Konto.
• Abschlagsverrechnung weicht ab. Statistisch werden bezahlte Abschläge abgezogen, im Teilrechnungsverfahren die Teilrechnungen. Prüfen: das Feld „Abschlagsverfahren aktiv“ im Vertragskonto und das Verfahren des Plans.
• Rechnung ohne Buchung. Der Druckbeleg ist angelegt, aber INVOICED fehlt oder TOBRELEASD ist gesetzt. Im Vertragskonto steht dann nichts.
• Druckauftrag bleibt liegen. Der Druckbeleg ist fertig, aber der Druckreport für diesen Erstellungsgrund lief nicht. Prüfen: Druckdatum in ERDK.

Typische Missverständnisse

„Die Rechnungssumme ist der Betrag aus dem Abrechnungsbeleg.“ Sie entsteht aus allen Belegen der Einheit, den Abschlägen, Guthaben und sonstigen Forderungen.

„Ein Vertrag, eine Rechnung.“ Eine Rechnung bündelt auf Vertragskontoebene mehrere Verträge. Ein Darf-Nicht-Vertrag bekommt trotzdem seine eigene.

„Die Abschläge sind mit der Rechnung einfach weg.“ Im Statistischen Verfahren werden gezahlte Abschläge umgebucht und ausgeglichen. Im Teilrechnungsverfahren mindern Teilrechnungen die Forderung. Danach entsteht in beiden Fällen ein neuer Plan für die Folgeperiode.

„Gedruckt heißt gebucht.“ Der Druck setzt nur das Druckdatum. Die Buchung erfolgt bei der Fakturierung, in ausgesteuerten Fällen erst bei der Freigabe.

Grenzen dieses Artikels

• Welche Konten und Steuerschlüssel ein Unternehmen verwendet, ist Customizing und hier nicht belegt.
• Die Wirkung von Zahlungsplanverfahren und Zahlungsschema in der Fakturierung ist nicht beschrieben.
• Zustellwege zum Endkunden über E-Mail oder Portal sind aus den Quellen nicht abzuleiten.
• Die Beispielwerte sind erfunden. SAP-Dokumentation gilt für ERP 6.0 EHP8, einzelne Funktionen können in S/4HANA anders heißen. Stand: 5. Oktober 2026.