Kurzantwort
Die Abrechnung rechnet je Vertrag und schreibt einen Abrechnungsbeleg. Die Fakturierung nimmt diese Belege auf Ebene des Vertragskontos, bündelt mehrere Verträge, Leistungen und Zeiträume zu einer Rechnung und verrechnet die Abschläge. Sie erzeugt zwei Dinge: den Druckbeleg, aus dem die Rechnung gedruckt wird, und den Beleg im Vertragskontokorrent (FI-CA), der die Forderung bucht (SAP Learning, Understanding Invoicing). Was zwischen den Belegen verknüpft ist, zeigt die Belegkette; dieser Artikel beschreibt die Fakturierung selbst.
Was die Fakturierung tut
Die Ebenen unterscheiden sich: Der Abrechnungsbeleg ERCH liegt auf Vertragsebene, der Druckbeleg ERDK auf Vertragskontoebene (SAP Learning, Ableseprozess). SAP nennt als Standardfall, dass die Fakturierung eine Rechnung für mehrere Verträge eines Vertragskontos bildet (Sammelrechnung). Verträge, die gemeinsam fakturiert werden sollen, erhalten einen gemeinsamen Abschlagsplan.
Die Fakturierung liefert außerdem die Anbindung an FI-CA: Sie nutzt die Kontierungsinformationen aus dem Abrechnungsbeleg und bucht Forderung oder Gutschrift. Hauptvorgang, Kontenfindung und Steuerschlüssel erklärt die Belegkette; die Kontenfindung pflegen EK01 (Forderungskonten) und EK02 (Erlöskonten). Im ERCH-Kopf steuert das Kontierungsmerkmal KOFIZ die Erlösfindung des Vertrags.
Zur Verrechnung nennt SAP: Die Fakturierung gleicht Buchungsbelege mit Anzahlungen aus, besonders Abschläge (SAP Learning, Understanding Invoicing). Wie, hängt vom Verfahren ab: Beim statistischen Verfahren deaktiviert sie den Abschlagsplan und bucht die bezahlten Abschläge um; beim Teilrechnungsverfahren deaktiviert sie ihn ebenfalls und zieht die erzeugten Teilrechnungen bei der Ermittlung des Rechnungsendbetrags ab, ob bezahlt oder nicht (SAP-Hilfe, Statistisches Abschlagsverfahren und Teilrechnungsverfahren). Die Gegenüberstellung steht in Vom Abrechnungsbeleg zur Rechnung. Was Abschläge sind und wie sie entstehen, steht in Abschlagsplan verstehen. Weitere Funktionen sind Steuer-, Gebühren- und Abgabenverarbeitung sowie die Aufbereitung der Druckdaten.
Die Läufe im Katalog
| Aufgabe | Transaktion |
|---|---|
| Rechnung einzeln erstellen | EA19 „Rechnung erstellen (Einzelerstellung)“ |
| Teilrechnung einzeln | EA25 |
| Rechnung als Massenaktivität | EA26, Teilrechnung EA27 |
| Fakturierung von Belegen und von Abschlägen | EA10, EA11 |
| Abschläge anfordern | EA12, massenweise EA28 |
| Rechnungsdruck, massenweise | EA29, Sammelrechnungsdruck EA58 |
| Druckbeleg drucken oder anzeigen | EA60, EA40 |
| Storno | EA13 Druck- und Abrechnungsbeleg, EA15 Fakturabelege, massenweise EA33 |
SAP Learning nennt EA19 für die Einzelverarbeitung, EA10, EA11 und EA46 für den Massenlauf und EA25 und EA45 für Teilrechnungen. Die Fakturierung kennt wie die Abrechnung einen Einzellauf und einen Parallellauf. Das Customizing liegt unter Fakturierung, Fakturabearbeitung und Rechnungsdruck (Customizing-Baum).
Aussteuerung in der Fakturierung
Rechnungen lassen sich nach festgelegten Kriterien aussteuern, etwa nach einem Mindestbetrag der Forderung; die Einstellung heißt in SAP Learning „Define Outsorting Check Groups for Invoicing“. Der Katalog hält in ERDO fest, welche Prüfung einen Beleg angehalten hat und wer ihn freigegeben hat. Ein ausgesteuerter Beleg fehlt in der Fakturierung, obwohl die Abrechnung geklappt hat; dort zuerst suchen, wenn eine Rechnung fehlt. Freigeben oder Stornieren: EA05. Die Aussteuerung der Abrechnung beschreibt Abrechnungssteuerung.
Fälligkeit, Zahlweg, Status im Druckbeleg
Der Druckbeleg trägt Fälligkeit der Nettozahlung (FAEDN), Fälligkeit mit Skonto (FAEDS), Zahlweg (PYMET), Gesamtbetrag (TOTAL_AMNT), den Abstimmschlüssel (FIKEY) und zwei Statusfelder: INVOICED (in der Buchhaltung gebucht) und TOBRELEASD (noch nicht freigegeben). Woraus das System die Fälligkeit bildet, belegt dieser Artikel nicht. Pflichtangaben und Zeiträume der Rechnung behandelt Rechnungsinhalte und Abrechnungszeiträume.
Beispiel: Jahresrechnung mit Nachforderung
Vereinfachtes Beispiel, keine Marktwerte. Der Abrechnungsbeleg ergibt 1.180,00 € brutto für den Zeitraum 01.10. bis 30.09. Zwölf Abschläge zu je 95,00 € ergeben 1.140,00 €.
- Die Fakturierung (EA26) bündelt den Beleg mit anderen Verträgen desselben Vertragskontos zu einem Druckbeleg.
- Sie verrechnet die Abschläge: 1.180,00 € − 1.140,00 € = 40,00 € Nachforderung.
- ERDK trägt Gesamtbetrag, Fälligkeit und
INVOICED; im FI-CA-Beleg steht ein offener Posten über die Forderung. - Der Rechnungsdruck (EA29) gibt das Dokument aus, die Belegkette zeigt den Weg der Nummern.
Wäre der Verbrauch niedriger, stünde statt der Nachforderung ein Guthaben, das mit der nächsten Rechnung verrechnet oder ausgezahlt wird; wie das im System läuft, belegt dieser Artikel nicht.
Folgen und Fehlerfälle
- Rechnung fehlt, Abrechnung vorhanden. Aussteuerung der Fakturierung prüfen (ERDO, EA05).
- Zwei Rechnungen statt einer. Verträge nicht auf demselben Vertragskonto oder nicht gemeinsam fakturiert.
- Falsches Konto gebucht. Kontenfindung (EK01, EK02) und
KOFIZam Vertrag prüfen. - Abschläge nicht oder falsch verrechnet. Die Fakturierung verrechnet in beiden Verfahren (statistisch: bezahlte Abschläge, Teilrechnungsverfahren: erzeugte Teilrechnungen). Prüfen, welches Verfahren im Vertragskonto steht und ob die Abschlagsplanpositionen den Stand haben, den man erwartet.
- Storno ohne neue Rechnung. Der Storno nimmt die Forderung zurück; ohne neue Abrechnung und Fakturierung steht der Kunde ohne gültige Rechnung da (Storno und Korrektur).
Typische Missverständnisse
„Abrechnung und Fakturierung sind ein Schritt.“ Sie sind zwei Läufe mit getrennten Belegen, auf Vertragsebene und auf Vertragskontoebene.
„Der Druckbeleg ist der Buchungsbeleg.“ Er trägt die Rechnung; die Forderung steht im FI-CA-Beleg. ERDK-OPBEL ist keine FI-CA-Belegnummer, die Verbindung stellt ERDB.
„Eine Rechnung ist ein Vertrag.“ Eine Rechnung bündelt auf Vertragskontoebene mehrere Verträge.
Quellen und Pflegehinweis
Die SAP-Aussagen stützen sich auf SAP Learning und den Katalog dieses Atlas. Ungeprüft: Bildung der Fälligkeit, Guthabenbehandlung, Formularsteuerung und die Ausgestaltung der Aussteuergruppen im eigenen System. Wie Fakturierungseinheit, Rechnungssumme, Abschlagsverrechnung, Druck und Versand im Einzelnen laufen, steht in Vom Abrechnungsbeleg zur Rechnung, den Plan selbst beschreibt Abschlagsplan in SAP IS-U.