Das Vertragskontokorrent (FI-CA) verstehen: Beleg, Posten, Ausgleich, Kontenstand

Kurzantwort

Das Vertragskontokorrent (FI-CA, englisch Contract Accounts Receivable and Payable) führt jede Forderung und jede Zahlung eines Kunden als Beleg auf einem Vertragskonto. Ein Beleg besteht aus einem Kopf (Tabelle DFKKKO) und Posten (Tabelle DFKKOP). Ein Posten ist offen, bis eine Zahlung oder ein Storno ihn ausgleicht; ein Teilausgleich teilt ihn in einen ausgeglichenen und einen offenen Rest. Der Kontenstand (FPL9) zeigt die Posten eines Kontos, und die Summe der offenen Beträge ist der Saldo, den Mahnen und Sperren später aufgreifen.

Wofür der Artikel da ist

FI-CA im Kontext ordnet das Nebenbuch in die Abrechnung ein, die Belegkette zeigt, wie aus der Ablesung eine Forderung wird, und Zahlungseingang beschreibt den Weg der Zahlung von der Bank bis zum Konto. Dieser Artikel setzt dort an, wo die Forderung als Posten steht: Er erklärt, wie das System sie führt und wie man den Stand eines Kontos liest. Mahnen und Sperren bauen darauf auf: Mahnen in SAP IS-U und Sperren und Wiederinbetriebnahme in SAP IS-U. Wie aus dem Abrechnungsbeleg die Rechnung und damit der Posten entsteht, zeigt Vom Abrechnungsbeleg zur Rechnung, die Abschläge, die als Posten auflaufen, Abschlagsplan in SAP IS-U.

Das Vertragskonto

SAP definiert das Vertragskonto als „Struktur, über die der Buchungsstoff zu Verträgen oder Vertragspositionen, für die gleiche Vereinbarungen gelten, abgerechnet wird“. Für ein Vertragskonto wird eine Offene-Posten-Buchhaltung geführt (SAP Help Portal, Vertragskonto). Im Objekt-Explorer steht es als Vertragskonto.

Zwei Tabellen tragen es. FKKVK ist der Kopf mit Kontonummer (VKONT), Kontenart (VKTYP) und Bezeichnung. FKKVKP ordnet das Konto einem Geschäftspartner (GPART) zu und trägt die Steuerung, die später wichtig wird: das Mahnverfahren (MAHNV), einen abweichenden Zahler (ABWRE) und die Toleranzgruppe (TOGRU). Die Stammdaten selbst erklärt Geschäftspartner und Vertragskonto. Angelegt, geändert und angezeigt wird das Konto mit CAA1, CAA2 und CAA3.

Der Beleg: Kopf und Posten

Ein Beleg bildet laut SAP „einen Geschäftsvorfall im Vertragskontokorrent“ ab, „durch den der Kontenstand von Vertragskonten und/oder Sachkonten verändert wird“ (SAP Help Portal, Beleg). Er besteht aus Kopfdaten, Positionen für Vertragskonten und Positionen für Sachkonten. Die im Beleg enthaltenen offenen Posten bilden „die Grundlage für Folgebearbeitungen wie Zahlungen, Mahnungen, Zinsberechnungen“.

Ein Posten wird über vier Schlüsselfelder angesprochen: Belegnummer OPBEL, Wiederholungsposten OPUPW, Postennummer OPUPK und Unterposten OPUPZ. Der Unterposten entsteht bei Teilausgleich und Belegaufteilung. Ein Beleg kann auch Wiederholungsangaben tragen: SAP nennt eine Abschlagsforderung über zwölf Monatsabstände, die als ein Beleg gebucht wird; die wechselnden Fälligkeiten stehen dann in Wiederholungspositionen. Solche Posten sind statistisch, sie schreiben keine Verkehrszahlen ins Hauptbuch fort, sondern lösen bei ihrem Ausgleich die eigentliche Buchung aus. Im Objekt-Explorer heißt das Objekt Beleg im Vertragskontokorrent; ein Beispiel für einen Beleg mit Betrag und Fälligkeit steht dort.

Hauptvorgang und Teilvorgang

Zwei Felder des Postens ordnen ihn fachlich ein: der Hauptvorgang (HVORG) und der Teilvorgang (TVORG), jeweils vier Zeichen. Der Hauptvorgang ist die grobe Klasse, etwa Abrechnung oder Zahlung. Der Teilvorgang verfeinert ihn. Die gültigen Werte stehen im Customizing: TFKHVO führt die Hauptvorgänge, TFKTVO die Teilvorgänge samt Gegenvorgängen für Stornos und Kennzeichen zur Zahlung und zur Ausgleichsregel. Welche Schlüssel ein Versorger nutzt, ist Sache seiner Einrichtung, deshalb nennt dieser Artikel keine Codes. Wie Haupt- und Teilvorgang mit der Kontenfindung zusammenhängen, steht in der Belegkette.

Offener und ausgeglichener Posten

Offene Posten entstehen „bei jedem Buchungsvorgang auf ein Vertragskonto“ und stellen „unerledigte Geschäftsvorgänge“ dar. Eine nicht bezahlte Rechnungsposition bleibt offener Posten, bis sie bezahlt und ausgeglichen wird (SAP Help Portal, Offene-Posten-Verwaltung). Die Offene-Posten-Verwaltung ist laut SAP „eine notwendige Voraussetzung für die meisten Verfahren (z.B. Mahnen oder Zahlen)“.

Beim Ausgleich geschieht Folgendes:

• Ein ausgleichender Beleg, meist ein Zahlungsbeleg oder ein Stornobeleg, wird gebucht. SAP nennt ihn Ausgleichsbeleg. Ohne die statistischen Positionen ist der Saldo aus seinen eigenen und den durch ihn ausgeglichenen Positionen null (Ausgleichsbeleg).
• Der ausgeglichene Posten bleibt erhalten und dokumentiert, wann und wie er ausgeglichen wurde: Ausgleichsdatum, Ausgleichsgrund, Ausgleichsbetrag sowie Nummer und Buchungsdatum des Ausgleichsbelegs (Ausgeglichener Posten). In DFKKOP stehen dazu AUGST (Ausgleichsstatus), AUGDT (Ausgleichsdatum) und AUGBL (Ausgleichsbeleg).
• Bei einem Teilausgleich speichert das System „zum Posten den noch offenen Restbetrag und den ausgeglichenen Betrag“.
• Ein Stundungsdatum am Posten sorgt dafür, dass Mahn- und Zahlungsprogramm ihn erst nach Ablauf des Datums wieder anfassen.

Wer einen falsch zugeordneten Ausgleich korrigieren muss, nimmt ihn mit FP07 zurück; beide Seiten sind danach wieder offen.

Zahlung und Ausgleich

Eine Zahlung kommt zuerst in einen Zahlungsstapel. SAP beschreibt: Beim Buchen des Stapels werden die Zahlungsbeträge „vom Geldeingangskonto auf die Vertragskonten umgebucht“; lässt sich die Verwendung nicht automatisch ermitteln, geht der Betrag auf ein Klärungskonto (SAP Help Portal, Funktionen für Zahlungsstapel). Das Objekt heißt im Explorer Zahlungsstapel. Wie das System die Zahlung einem Konto und Posten zuordnet, behandelt Zahlungseingang. Hier genügt: Erst der gebuchte Ausgleich verändert den Posten. Eine Zahlung, die auf dem Bankkonto liegt, aber noch im Stapel oder im Klärungskonto steht, lässt den Posten offen, und der Mahnlauf sieht ihn.

Offene Posten gleicht das System beim Buchen des Stapels, im maschinellen Ausgleich (FPMA) oder von Hand in der Kontenpflege (FP06) aus.

Den Kontenstand lesen

Der Kontenstand (FPL9) zeigt die Posten eines Kontos und gliedert sich laut SAP in Teillisten auf Registerkarten: Forderungen/Guthaben, Anzahlungen, Summen (Kategorien wie offene Forderungen, Akontobuchungen, Anzahlungen) und eine Zahlungsliste mit Datum, Betrag und den mit der Zahlung ausgeglichenen Posten (SAP Help Portal, Kontenstand). Ein Doppelklick auf eine Zahlung führt in die Beleganzeige mit den Positionen des Ausgleichsbelegs.

Beispiel, vereinfacht und mit erfundenen Werten. Auf dem Vertragskonto 800000471100 steht ein monatlicher Abschlag von 90 Euro. Der Januarabschlag wurde am 15.01. per Lastschrift eingezogen. Am 20.02. überweist der Kunde 60 Euro und nennt nur die Kontonummer. Der März ist noch unbezahlt.

Der Rechenweg:

1. Der Januarposten über 90 Euro ist ausgeglichen: Rest 0.
2. Die Überweisung trägt keine Belegnummer. Nach der Ausgleichsvorschrift des Kontos trifft sie den ältesten offenen Posten, den Februar. Der Posten teilt sich: 60 Euro sind ausgeglichen, 30 Euro bleiben als Unterposten (OPUPZ) offen. Welche Regel greift, steht im Customizing; das Beispiel nimmt die Reihenfolge nach Alter an.
3. Der Märzposten (fällig 15.03.) ist ganz offen: 90 Euro.
4. Der Saldo der offenen Posten beträgt 30 + 90 = 120 Euro. Der Februarrest ist zum Zeitpunkt der Fälligkeit des Märzabschlags schon überfällig und läuft in den Mahnlauf.

Die Transaktionen im Überblick

Der Weg in der Praxis: Kundenanfrage, dann Konto mit CAA3 prüfen, Kontenstand mit FPL9 ansehen, Einzelbeleg mit FPE3 öffnen. Dort stehen Kopf, Posten und Kontierung.

Fehlerfälle

• Zahlung steckt im Stapel. Das Geld ist auf dem Bankkonto, der Posten aber offen. Der Kunde bekommt eine Mahnung, obwohl er gezahlt hat. Vor dem Mahnlauf gehört der aktuelle Ausgleich gebucht; die SAP-Hilfe zum Mahnlauf verlangt das ausdrücklich.
• Falscher Posten ausgeglichen. Eine Zahlung ohne Beleghinweis tilgt den ältesten Posten, nicht den gemeinten. Der Fehler zeigt sich erst am Konto, und FP07 nimmt ihn zurück.
• Rücklastschrift. Der ausgeglichene Posten wird wieder offen, seine Fälligkeit bleibt die alte. Er ist sofort überfällig.
• Konto und Hauptbuch laufen auseinander. Das Hauptbuch erhält nur die verdichteten Summensätze je Abstimmschlüssel (FIKEY). Ein nicht übernommener Schlüssel fehlt dort.

Typische Missverständnisse

„Ein Beleg ist eine Rechnung.“ Ein Beleg bildet einen Geschäftsvorfall ab, also auch Zahlung, Gutschrift, Storno oder Gebühr. Die Rechnung ist ein Druckbeleg aus der Fakturierung, der Beleg im Vertragskontokorrent ist die gebuchte Forderung dazu.

„Ausgeglichen heißt gelöscht.“ Der ausgeglichene Posten bleibt mit Ausgleichsdatum und Ausgleichsbeleg im Konto stehen.

„Der Kontostand ist die Summe aller Belege.“ Der offene Saldo ist die Summe der offenen Posten. Ausgeglichene Posten zählen nicht mit.

„Haupt- und Teilvorgang sind Belegarten.“ Die Belegart (BLART) steht im Kopf. Haupt- und Teilvorgang stehen am einzelnen Posten.

Quellen und Pflegehinweis

Die SAP-Aussagen stammen aus der SAP-Bibliothek ERP 6.0 EHP8 im Help Portal (abgerufen am 05.10.2026), die Tabellen und Felder aus dem IS-U-Katalog des Atlas, geprüft gegen sapdatasheet.org. Offen bleiben die Schlüssel der Haupt- und Teilvorgänge, die jeder Versorger selbst festlegt, sowie die Ausgleichsregeln im Customizing. Für S/4HANA Utilities kann die Bedienung abweichen.