FI-CA im Kontext

Kurzantwort

FI-CA, das Vertragskontokorrent, ist das Nebenbuch für das Massengeschäft. Es führt jede Forderung und jede Zahlung als Posten auf dem Vertragskonto eines Kunden, gleicht Zahlungen aus, mahnt und übergibt verdichtete Summen an das Hauptbuch. Die Abrechnung in IS-U bewertet Mengen mit Preisen. Die Fakturierung übergibt das Ergebnis als Forderung an FI-CA. Dort steht sie, bis eine Zahlung sie ausgleicht oder sie abgeschrieben wird. Die Belege auf diesem Weg zeigt Belegkette.

Abgrenzung

Dieser Artikel ordnet FI-CA ein. Die Stammdaten behandelt Geschäftspartner und Vertragskonto, die Zuordnung von Zahlungen Zahlungseingang, Mahnen und Sperren Mahnwesen und Sperrung und Wiederinbetriebnahme, die Fakturierung Fakturierung, die Abschläge Abschlagsplan verstehen.

Warum ein eigenes Nebenbuch

SAP beschreibt Contract Accounting als „ein Nebenbuch, das für die Verarbeitung großer Belegvolumen vorgesehen ist“. Der Beleg wird auf Ebene des einzelnen Vertragskontos gebucht, und es gibt Massenaktivitäten wie Zahllauf, Mahnlauf und Korrespondenzlauf (SAP Learning). Ein Versorger mit Hunderttausenden Kunden erzeugt jeden Monat Abschlagsforderungen, jährlich Verbrauchsabrechnungen und dazu Rücklastschriften, Teilzahlungen und Klärfälle. Das Hauptbuch braucht Summen je Konto und Periode, das Nebenbuch den einzelnen Posten mit Fälligkeit und Ausgleichsstand.

Die Stammdaten: Geschäftspartner, Vertragskonto, Vertrag

Die Posten (DFKKOP) tragen Geschäftspartner (GPART), Vertragskonto (VKONT) und Vertragsreferenz (VTREF, bei IS-U die Vertragsnummer). Der Katalog weist die Wege aus: Posten gehören über VKONT zu FKKVK und über GPART zu BUT000, Verträge über VKONTO zum Vertragskonto. Ein Geschäftspartner kann mehrere Vertragskonten für unterschiedliche Beziehungen haben (SAP Learning, Stammdaten). Dort nennt SAP für das Vertragskonto in S/4HANA Cloud unter anderem das Mahnverfahren („bestimmt die Mahnstufen und Mahnaktivitäten“), die Toleranzgruppe für Zahlungsdifferenzen, den Zinsschlüssel und den Verrechnungstyp für die Zahlungszuordnung. Für Vertragskontokorrent und Fakturierung ist dort die Rolle „MKK Vertragspartner“ am Geschäftspartner erforderlich. Das Beispiel stammt aus S/4HANA Cloud; für IS-U sind im Katalog MAHNV (Mahnverfahren) und MANSP (Mahnsperre) am Posten belegt.

Was FI-CA tut

Die Transaktionen des Projektkatalogs ordnen sich den Aufgaben zu:

• Forderung buchen: FPE1 „Beleg buchen“ bucht Kopf, Posten und Kontierungen in einem Vorgang. Die Forderungen aus der Abrechnung entstehen über die Fakturierung (EA10, „Rechnung erstellen (Massenlauf)“, übergibt an das Vertragskontokorrent).
• Stand sehen: FPL9 „Kontenstand anzeigen“ zeigt offene und ausgeglichene Posten eines Vertragskontos. Der Ausgleichsstand eines Postens steht in AUGST, der ausgleichende Beleg in AUGBL.
• Zahlungen verarbeiten: FPY1 „Zahlungslauf / Lastschriftlauf“; die Zuordnung nicht zuordenbarer Zahlungen steht in Zahlungseingang.
• Mahnen: FPVA „Mahnvorschlag“; am Posten steuern Mahnverfahren (MAHNV) und Mahnsperre (MANSP), ob und wie er gemahnt wird.
• Korrigieren: FP08 „Beleg stornieren“ erzeugt einen Umkehrbeleg.
• Abschließen: SAP nennt Abschlussaktivitäten wie Währungsbewertung, Umgliederung und Wertberichtigung als Teil von Contract Accounting.
• Hauptbuch: Summensätze je Abstimmschlüssel werden als Übernahmebeleg ins Hauptbuch gebucht (SAP Learning, Hauptbuchintegration). Einzelheiten stehen in der Belegkette.

Die Grenze zur Abrechnung

Die Abrechnung bewertet, FI-CA bucht und verfolgt. Der Abrechnungsbeleg (ERCH) enthält Menge, Preis und Betrag eines Zeitraums, aber keinen Zahlungsstatus. Erst die Fakturierung erzeugt den Druckbeleg und den Beleg im Vertragskontokorrent. Bis dahin gibt es keine Forderung, die gemahnt werden könnte. Ein Fehler vor dieser Grenze wird in der Abrechnung korrigiert (Storno des Abrechnungsbelegs), ein Fehler danach zusätzlich im Vertragskontokorrent (Storno und Korrektur).

Beispiel: ein Vertragskonto über ein Jahr

Vereinfachtes Beispiel, Werte erfunden. Ein Haushaltskunde zahlt auf Vertragskonto 000900123456 monatlich 150 Euro Abschlag. Der Grundversorger darf einen Abschlag verlangen, wenn er den Verbrauch für mehrere Monate abrechnet (§ 13 Abs. 1 StromGVV).

Die Fälligkeit einer Rechnung richtet sich nach dem vom Lieferanten angegebenen Zeitpunkt, frühestens zwei Wochen nach Zugang der Zahlungsaufforderung (§ 40c Abs. 1 EnWG). Ein Teilausgleich teilt den Posten: Unterposten entstehen bei Teilausgleich und Belegaufteilung (OPUPZ).

Folgen und Fehlerfälle

• Zahlung auf falsches Vertragskonto. Hat ein Geschäftspartner mehrere Konten, kann ein Eingang auf dem falschen landen: Ein Posten bleibt offen und wird gemahnt, das andere Konto zeigt ein Guthaben.
• Doppelte Zuordnung. Eine Zahlung wird von Hand und später noch einmal automatisch ausgeglichen. Das Konto zeigt eine Überzahlung.
• Mahnung trotz Reklamation. Ohne Mahnsperre (MANSP) am Posten läuft das Mahnverfahren weiter.
• Forderung ohne Vertrag. Lässt sich ein Posten keinem Vertrag (VTREF) zuordnen, ist die Lieferstelle unklar. Die Klärung kostet Zeit und endet häufig im Storno.
• Nebenbuch und Hauptbuch laufen auseinander. Ein nicht übernommener Abstimmschlüssel fehlt im Hauptbuch.

Typische Missverständnisse

„FI-CA ist das Hauptbuch.“ FI-CA ist ein Nebenbuch. Ins Hauptbuch gehen Summensätze.

„Das Vertragskonto ist die Kundennummer.“ Die Kundennummer ist der Geschäftspartner; er kann mehrere Vertragskonten haben.

„Eine Mahnung bedeutet Verzug.“ Die Mahnung setzt den Mahnprozess fort. Ob Verzug vorliegt, ist eine eigene rechtliche Frage und steht in Mahnwesen.

„Offen heißt uneinbringlich.“ Offen heißt nur nicht ausgeglichen.

Offen und zu pflegen

• Die SAP-Learning-Seiten beschreiben FI-CA in S/4HANA Cloud; die IS-U-Tabellen stammen aus dem Katalog. Vergleich der Vertragskonto-Felder zwischen beiden Welten ist nicht geprüft.