Ansprechpartner und Kommunikationsdaten: erreichbar, zulässig, nachweisbar

Kurzantwort

Ein Versorger erreicht seine Kunden über mehrere Wege, und jeder Weg dient einem anderen Zweck. Das EnWG verlangt vom Lieferanten bestimmte Kontaktangaben und bestimmte Zustellwege für Rechnungen. Werbung per Telefon oder E-Mail ist ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung unzulässig, mit einer engen Ausnahme für E-Mail-Werbung an Bestandskunden. Wer sich auf eine Einwilligung stützt, muss sie nachweisen können. Das Datenmodell braucht deshalb Person, Kontaktweg und Zweck als getrennte Angaben, dazu einen Nachweis je Nachricht und je Einwilligung.

Wer ist wer: Geschäftspartner, Kontaktperson, Kontaktweg

Der Geschäftspartner ist die Person oder Organisation, mit der der Vertrag besteht. Die Kontaktperson ist ein Mensch, über den man den Geschäftspartner erreicht, etwa der Sachbearbeiter im Einkauf eines Firmenkunden. Ein Kontaktweg ist eine konkrete Adresse: Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kundenportal.

Die Trennung zählt, sobald sich etwas ändert. Wechselt der Sachbearbeiter, läuft die Kontaktperson aus, der Geschäftspartner bleibt. Dieselbe Person kann zugleich Privatkunde und Ansprechpartner eines belieferten Betriebs sein. Der Zusammenhang mit Vertragskonto und Vertrag steht in Geschäftspartner und Vertragskonto.

Was das Gesetz an Kontaktangaben verlangt

Der Vertrag muss „den Namen und die ladungsfähige Anschrift des Energielieferanten, eine Telefonnummer sowie eine E-Mail-Adresse, die eine unverzügliche telefonische Kontaktaufnahme oder elektronische Kontaktaufnahme ermöglichen, insbesondere mit einer Kunden-Hotline“ nennen (§ 41 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 EnWG). Dieselben Angaben gehören auf jede Rechnung (§ 40 Abs. 2 Nr. 1 EnWG). Das betrifft die Erreichbarkeit des Lieferanten, nicht die des Kunden.

Für den Kunden gilt ein Wahlrecht bei der Rechnungsform. Der Lieferant muss allen Letztverbrauchern „die unentgeltliche elektronische Übermittlung der Abrechnungen und Abrechnungsinformationen“ und „mindestens einmal jährlich die unentgeltliche Übermittlung der Abrechnungen und Abrechnungsinformationen in Papierform“ anbieten, und „auf Wunsch des Letztverbrauchers“ sind Abrechnungen elektronisch zu übermitteln (§ 40b Abs. 1 EnWG). Die E-Mail-Adresse des Kunden ist damit Voraussetzung eines gesetzlich vorgesehenen Zustellwegs, und der Wunsch zur elektronischen Übermittlung muss als eigene Angabe gespeichert werden.

Bei Preisänderungen muss der Lieferant „unmittelbar“ unterrichten, bei Haushaltskunden spätestens einen Monat vor Eintritt (§ 41 Abs. 5 Sätze 1 bis 3 EnWG). Das Sonderkündigungsrecht dazu behandelt Liefervertrag und Laufzeit.

Wann eine Nachricht zugegangen ist

Rechnungsbeträge und Abschläge werden „frühestens jedoch zwei Wochen nach Zugang der Zahlungsaufforderung“ fällig (§ 40c Abs. 1 EnWG). Der Lieferant muss die Rechnung „spätestens sechs Wochen nach Beendigung des abzurechnenden Zeitraums“ zur Verfügung stellen, bei monatlicher Abrechnung binnen drei Wochen, eine Abschlussrechnung binnen sechs Wochen nach Ende des Lieferverhältnisses (Abs. 2). Der Zugang setzt die Zweiwochenfrist in Gang. Wer sich auf ihn beruft, muss ihn belegen können.

Das System sollte deshalb je Nachricht festhalten: Zustellweg, verwendeten Adressdatensatz, Versandzeitpunkt und, wo vorhanden, die Zustellbestätigung. Ein Versandprotokoll belegt den Versand, nicht den Zugang. Wie ein Zugang rechtlich bewiesen wird, ist hier nicht ausgewertet.

Werbung: Einwilligung, Ausnahme, Widerspruch

§ 7 Abs. 2 UWG nennt Fälle, in denen eine unzumutbare Belästigung „stets anzunehmen“ ist:

• Werbung per Telefonanruf bei einem Verbraucher „ohne dessen vorherige ausdrückliche Einwilligung“, bei einem sonstigen Marktteilnehmer ohne „zumindest mutmaßliche Einwilligung“ (Nr. 1),
• Werbung per automatischer Anrufmaschine, Fax oder elektronischer Post ohne „vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten“ (Nr. 2).

Für E-Mail-Werbung an Bestandskunden gilt die Ausnahme in Absatz 3. Sie verlangt vier Dinge zugleich: Der Unternehmer hat die E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten, nutzt sie für „eigene ähnliche“ Waren oder Dienstleistungen, der Kunde hat nicht widersprochen, und er wurde bei Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung klar auf sein Widerspruchsrecht hingewiesen. Die Ausnahme betrifft nur elektronische Post, nicht den Telefonanruf.

Datenschutzrechtlich gelten daneben die Regeln der DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679):

• Art. 6 Abs. 1 nennt die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung, darunter die Einwilligung (Buchst. a), die Vertragserfüllung (Buchst. b) und die berechtigten Interessen (Buchst. f).
• Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, muss der Verantwortliche nachweisen können, dass die betroffene Person eingewilligt hat (Art. 7 Abs. 1).
• Gegen Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung kann die betroffene Person „jederzeit Widerspruch“ einlegen, danach werden die Daten dafür nicht mehr verarbeitet (Art. 21 Abs. 2 und 3).

Daraus folgt für die Datenhaltung: Einwilligung und Widerspruch sind keine Freitextnotiz. Sie brauchen einen eigenen Datensatz mit Zweck, Kanal, Zeitpunkt, Fundstelle (Formular, Vertragsabschluss, Portal) und Widerrufsvermerk. Werbeadresse und Rechnungsadresse sind getrennte Zwecke und dürfen nicht in einem Feld verschmelzen. Welche Rechtsgrundlage für die Daten einer Kontaktperson beim Firmenkunden passt, ist eine Einzelfallfrage und hier nicht entschieden.

Weg, Zweck und Nachweis

Konkretes Beispiel: Werbung an eine gemeinsame Adresse

Ein Stadtwerk beliefert den Haushalt Schmidt in Husum. Der Vertragspartner ist Herr Schmidt, die Rechnung geht an die Adresse familie.schmidt@beispiel.de, die auch Frau Schmidt nutzt. Der Vertrieb plant einen E-Mail-Versand für ein neues Produkt an alle Kunden mit laufendem Vertrag.

Drei Fragen entscheiden. Liegt eine Einwilligung vor, die als Datensatz mit Datum und Fundstelle gespeichert ist? Falls nicht, sind alle vier Voraussetzungen der Ausnahme in § 7 Abs. 3 UWG erfüllt, einschließlich des Hinweises auf das Widerspruchsrecht bei Erhebung der Adresse? Und was geschieht, wenn Frau Schmidt widerspricht, obwohl Herr Schmidt der Vertragspartner ist?

Im vereinfachten Beispiel hat Herr Schmidt bei Vertragsabschluss nicht ausdrücklich zugestimmt, und der Hinweis auf das Widerspruchsrecht fehlt im Datensatz. Der Versand wäre damit weder durch Einwilligung noch durch die Ausnahme gedeckt. Widerspricht jemand aus dem Haushalt, wird die Adresse für Werbung gesperrt, für Rechnungen bleibt sie nutzbar. Dafür braucht der Datensatz zwei getrennte Zwecke.

Folgen und Fehlerfälle

• Rechnung an alte Adresse. Nach einem Umzug läuft die Rechnung an die alte Anschrift. Die Zweiwochenfrist beginnt nicht, weil kein Zugang vorliegt, und der Lieferant kann ihn nicht belegen. Die Sechswochenfrist für das Zurverfügungstellen der Rechnung läuft dagegen weiter (§ 40c Abs. 2).
• Werbung ohne Einwilligung. Der Werbeanruf bei einem Verbraucher ist ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung stets unzulässig. Fehlt der Datensatz, fehlt auch der Nachweis.
• Gemeinsame E-Mail-Adresse. Die Rechnung darf zugehen, die Werbung nicht ohne Weiteres. Ohne getrennte Zwecke vermischt sich beides.
• Widerspruch nicht erfasst. Wird er nur per E-Mail weitergeleitet, aber nicht als Sperre gespeichert, läuft die nächste Kampagne wieder an dieselbe Adresse.
• Kein Ansprechpartner beim Firmenkunden. Rückfragen zu Lieferbeginn oder Reklamation laufen ins Leere, sobald der Sachbearbeiter wechselt.
• Portal als einziger Weg. Wer nur das Portal bedient, erfüllt das Papierangebot nach § 40b Abs. 1 nicht.

Typische Missverständnisse

„Eine E-Mail-Adresse genügt für alles.“ Nein. Rechnungszustellung und Werbung sind zwei Zwecke mit zwei Rechtsgrundlagen.

„Der Versand ist der Zugang.“ Nein. Das Protokoll zeigt den Versand. Für die Fälligkeit nach § 40c Abs. 1 zählt der Zugang.

„Bestandskunden darf ich immer anschreiben.“ Nein. Die Ausnahme gilt nur für E-Mail, nur für eigene ähnliche Produkte, nur ohne Widerspruch und nur mit Hinweis auf das Widerspruchsrecht.

„Der Widerspruch ist Sache der Fachabteilung.“ Nein. Er muss als Sperre im Datensatz wirken.

Wo IS-U das ablegt

Der Projektkatalog belegt für den Geschäftspartner die Tabelle BUT000 (Kopfdaten) und die Transaktionen FPP1 und FPP2, mit denen Name, Adresse und Rollen angelegt und geändert werden (FPP2, Tabellenexplorer). Das Vertragskonto trägt Zahlungs- und Mahndaten, siehe Geschäftspartner und Vertragskonto. In welchen Tabellen IS-U E-Mail, Telefon, Ansprechpartner-Beziehungen und Einwilligungen speichert, steht weder im Tabellenkatalog noch in der Transaktionswerkbank. Das ist hier ungeprüft und deshalb nicht ausgeführt; die Anforderung an den Datensatz (Zweck, Zeitpunkt, Fundstelle) gilt unabhängig davon.

Quellen und Pflegehinweis

Grundlage sind §§ 40, 40b, 40c und 41 EnWG, § 7 UWG und Art. 6, 7 und 21 DSGVO, abgerufen am 05.10.2026. Nicht ausgewertet sind Rechtsprechung zum Nachweis von Einwilligungen und zum Zugang elektronischer Nachrichten sowie die Regeln der Marktkommunikation zu Kontaktdaten der Marktpartner.

Bei Änderungen prüfen: die Fassung von § 40b und § 40c EnWG, die Ausnahme in § 7 Abs. 3 UWG und die Vorgaben der DSGVO. Die Prozesse hinter Wechsel und Einzug stehen in Lieferbeginn und Lieferende.